Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : octobre 2026

L’association HODOS – Voyages et loisirs attache de l’importance à la protection de vos données personnelles. Cette page explique quelles données nous collectons, pourquoi, combien de temps nous les gardons et comment exercer vos droits, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

1. Responsable du traitement

Association HODOS – Voyages et loisirs
298 Avenue Louis LESAVRE, 13600 La Ciotat
Téléphone : 07 83 13 17 75
Courriel :contact@association-hodos.fr
Représentée par : Claude SUMA, Président

2. Données que nous collectons

Adhérents

Identité : nom, prénom, éventuellement année de naissance
Coordonnées : adresse postale, adresse e-mail, téléphone
Informations d’adhésion : numéro de membre, date de fin de validité, statut
Compte du site : identifiant, mot de passe (enregistré sous forme chiffrée)

Participants aux voyages et événements (selon le cas)

Informations utiles à l’organisation : composition du groupe, personne à prévenir en cas d’urgence, besoins particuliers que vous nous signalez volontairement (régime alimentaire, mobilité), pièce d’identité si le voyage l’exige

Visiteurs du site

Données techniques de connexion (adresse IP, navigateur, pages consultées), conservées par l’hébergeur à des fins de sécurité
Messages que vous nous envoyez par courriel ou formulaire de contact

Photographies

Images prises lors des voyages et événements, publiées dans la Photothèque (voir le point 8)

Nous ne collectons aucune donnée bancaire. Les paiements se font sur le site de HelloAsso.

3. Pourquoi nous utilisons ces données

Objectif	Base légale
Gérer les adhésions et le fichier des membres	Exécution du lien associatif / intérêt légitime de l’association
Permettre la réservation de voyages, d’événements et d’articles réservés aux adhérents à jour	Exécution du contrat
Organiser les voyages (transport, hébergement, assurance, sécurité des participants)	Exécution du contrat
Informer les adhérents de la vie de l’association et des prochains départs	Intérêt légitime ; consentement pour les envois à des non-adhérents
Répondre à vos messages	Intérêt légitime
Respecter nos obligations légales (comptabilité, assurance)	Obligation légale
Sécuriser le site et éviter les fraudes	Intérêt légitime
Publier des photos dans la Photothèque	Intérêt légitime ou consentement selon les cas (voir le point 8)

4. Qui reçoit vos données

Elles sont réservées aux membres du bureau et aux bénévoles qui en ont besoin pour leur mission. Nous les partageons uniquement avec :

HelloAsso : paiement des adhésions, voyages et articles. HelloAsso est responsable de ses propres traitements, détaillés dans sa politique de confidentialité sur helloasso.com.
Paheko, logiciel de gestion des membres utilisé par l’association [hébergé par : à compléter].
OVH, hébergeur du site, en France.
Prestataires de voyage (transporteurs, hôtels, assureurs, restaurants), uniquement pour les données nécessaires à la prestation, par exemple la liste des participants.
Les autorités, si la loi l’exige.

Nous ne vendons ni ne louons vos données.

5. Transferts hors de l’Union européenne

Nous ne transférons pas vos données hors de l’Union européenne. Si un prestataire de voyage situé hors de l’Union en avait besoin pour une destination précise, nous vous en informerions avant. [Vérifiez ce point selon vos outils et partenaires.]

6. Durée de conservation

Données d’adhérent : pendant l’adhésion, puis 5 ans après la fin de la dernière adhésion, sauf demande de suppression.
Données de voyage : le temps nécessaire à l’organisation, puis jusqu’à [5] ans pour les besoins comptables et d’éventuels litiges.
Pièces comptables : 10 ans, selon la loi.
Messages reçus : 12 mois après le dernier échange.
Compte du site : supprimé à la clôture de l’adhésion ou sur demande.

7. Vos droits

Vous disposez des droits suivants :

accès à vos données ;
rectification des données inexactes ;
effacement de vos données, dans les limites des obligations légales ;
opposition à certains traitements, notamment l’envoi d’informations ;
limitation du traitement ;
portabilité de vos données ;
retrait de votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose dessus ;
directives sur le sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@association-hodos.fr ou à l’adresse postale ci-dessus, en joignant un justificatif d’identité si nécessaire. Nous répondons sous un mois.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) : cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.

8. Photographies

Des photos prises pendant nos voyages et événements peuvent être publiées dans la Photothèque du site. Si vous ne souhaitez pas y figurer, ou si vous voulez retirer une photo, écrivez-nous à contact@association-hodos.fr : elle sera retirée dans les meilleurs délais. Les photos de mineurs ne sont publiées qu’avec l’accord de leurs représentants légaux.

9. Cookies et traceurs

Le site utilise uniquement des cookies nécessaires à son fonctionnement :

connexion à l’espace adhérent ;
mémoire de la navigation (cache) pour que le site s’affiche plus vite.

Ces cookies ne demandent pas votre consentement. Le site n’utilise ni cookies publicitaires ni outil de mesure d’audience [à vérifier : si vous ajoutez Google Analytics, des vidéos YouTube ou des boutons de réseaux sociaux, cette partie doit être modifiée et une bannière de consentement peut devenir nécessaire]. Vous pouvez aussi bloquer les cookies dans les réglages de votre navigateur, mais l’accès à l’espace adhérent pourrait en être affecté.

10. Sécurité

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos données : accès réservé par identifiant, mots de passe chiffrés, connexion sécurisée (HTTPS), sauvegardes régulières, mises à jour du site et limitation des droits aux seules personnes qui en ont besoin. En cas de violation de données présentant un risque pour vous, nous vous en informerions ainsi que la CNIL, comme la loi l’exige.

11. Modification de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique, notamment si nos outils ou la réglementation évoluent. La date de mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous vous en informerons.

12. Contact

Pour toute question sur vos données : contact@association-hodos.fr ou par courrier à l’adresse du siège.